Team office
Veronica Frangiosa

Hybrid Workplace: 3 errori da evitare in Microsoft Teams

Vi è mai successo di avere difficoltà a recuperare dei file condivisi o di perdervi comunicazioni importanti nel thread?
Un utilizzo disattento degli strumenti digitali per la collaborazione da remoto può danneggiare per molti l’esperienza dello Smart Working. Qui trovate qualche suggerimento per evitare gli errori più frequenti nell’hybrid workplace!

Microsoft Teams: come utilizzare la piattaforma al meglio

La capillare diffusione degli strumenti per la collaborazione online, indispensabili per impostare efficacemente un modello di lavoro ibrido, porta sempre più aziende a scoprire i lati oscuri dei propri collaboratori: chi perde i file, chi sbaglia cartella, chi vive di “cerca nel pc”, chi usa un criterio organizzativo tutto suo!
Per questo motivo vi proponiamo degli esempi di utilizzo che possano aiutare gli utenti a gestire l’impostazione del proprio gruppo di lavoro su Microsoft Teams, che aiuti a gestire anche le situazioni spiacevoli più frequenti!


Tre scenari da evitare nell’utilizzo di Microsoft Teams
  1. L’entropia. L’utilizzo di una piattaforma condivisa con accesso libero da parte di tutti i membri può facilmente evolvere verso la crescita incontrollata di teams e canali, con effetti drammatici: duplicazione dei contenuti, canali con lo stesso nome e frustrazione generale, con conseguente ritorno degli utenti ad utilizzare sistemi di archiviazione personale.
    • La soluzione: condividere delle guidelines di utilizzo dei teams, oppure regolamentare la gestione degli stessi, utilizzando app come Team o’ clock.
  2. Anarchia al potere. Una mail, un messaggio in chat e una telefonata: non era meglio una videconferenza? La gestione indipendente e l’utilizzo non coordinato di diversi digital tools contemporaneamente crea confusione nelle comunicazioni e duplicazioni delle stesse, rendendo l’esperienza di digital collaboration un vero incubo.
    • La soluzione: promuovere l’utilizzo di Microsoft Teams appoggiandosi a delle figure chiave in azienda, i cosiddetti champions, che promuovano proprio le funzioni legate alla capacità dello strumento di accorpare in un unico luogo comunicazioni e file.
  3. L’abbandono. Una carente gestione della transizione all’hybrid workplace porta gli utenti a non percepire l’utilità dello strumento per la collaborazione da remoto – o a non utilizzarlo affatto.
    • La soluzione: un maggiore coinvolgimento da parte delle figure manageriali per aumentare l’engagement dei dipendenti.
Microsoft Teams: buone pratiche d’utilizzo

La maggior parte delle difficoltà sopra menzionate e riscontrate dagli utenti nell’ utilizzare di MS Teams non sono legate alla conoscenza dello strumento o a problematiche intrinseche ad esso, ma sono anzi risolvibili attraverso l’implementazione di un adeguato mindset relativo all’hybrid workplace.

Spesso, infatti, l’introduzione degli strumenti per la collaborazione da remoto non è accompagnata da un efficiente processo di change management: l’abitudine degli utenti non è consolidata perché mancano educazione e formazione sulle competenze di base del lavoro di squadra.
Le persone non devono solo essere educate rispetto all’utilizzo tecnico degli strumenti per la collaborazione da remoto ma anche –e soprattutto- alla creazione di un ambiente collaborativo: un efficace gioco di squadra è fondamentale per evitare uno degli scenari menzionati.

Come integrare il lavoro di squadra e digital tools?
  1. Stabilire delle regole di utilizzo, delle guidelines condivise facilmente consultabili da tutti
  2. Fissare delle riunioni con cadenza regolare, in modo che tutti i membri del team siano egualmente coinvolti ed allineati
  3. Ricreare un ambiente di fiducia anche nell’ambiente di collaborazione virtuale
  4. Promuovere l’utilizzo delle chat come veicolo di comunicazioni informale fra collaboratori, in modo da agevolare la creazione di legami interpersonali anche fra persone che lavorano a distanza
  5. Selezionare delle figure aziendali, i champions, che supportino i colleghi ad apprendere pratiche d’utilizzo migliore, lavorando in ottica peer-to-peer

Quali sono secondo te le best practices per l’utilizzo di Microsoft Teams in un hybrid workplace? Raccontacelo nei commenti a questo post!

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