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Hey! Where is my mail (shared mailbox posta inviata)??

Sono i piccoli particolari a fare la differenza giusto?

Ci capita spesso che i clienti ci chiedano se è possibile abilitare una funzionalità legata alle shared mailbox che potrà sembrare banale…ma che poi tanto banale non è perché va a inficiare nella collaborazione tra colleghi.

E di questi tempi si sa, la collaboration tra colleghi è SACRA 😊

La funzionalità di cui stiamo parlando è quella che fa sì che una copia delle mail inviate da una shared mailbox possa essere visualizzata anche nella cartella “Posta inviata” della casella condivisa stessa.

Di default questa opzione non è abilitata e quando si crea una shared mailbox l’interruttore per metterla a ON non c’è.

I casi in cui questa non_configurazione è voluta sono nettamente inferiori ai casi in cui l’amministratore del tenant non sa nemmeno dell’esistenza di questa funzionalità quindi eccoci qui per urlare al mondo intero che:

  • SI! c’è la possibilità di fare in modo che le mail inviate da una shared mailbox vadano nella cartella “posta inviata” della shared mailbox stessa.
  • Vi facciamo vedere come si fa per abilitarla 😊

Supponiamo di avere una shared mailbox che si chiama “Shared Test” a cui possono accedervi e scrivere a suo nome i due colleghi “Simple User” e “Elected User 1”

Configurazione Tenant:

L’Outlook dell’utente “Simple User” sarà cosi:

E l’Outlook dell’utente “Elected User1” risulterà essere cosi:

Con la configurazione di Default se Simple User invierà una mail a nome di “shared Test”,  il suo collega Elected User 1 non ne sarà a conoscenza perché la mail inviata non andrà a salvarsi nella cartella “posta inviata” della casella “Shared Test” ma andrà a salvarsi solo nella posta inviata di “Simple User”

Esempio:

l’utente simple user dal suo Outlook invia una mail a nome di Shared Test

Come vedete la mail va a salvarsi nella posta inviata di simple user

E non di shared test

Il collega Elected user 1 non può sapere quindi che è stata inviata una mail dalla shared mailbox.

È qui che abbiamo il problema di collaboration tra colleghi..

Solution

Dall’Admin center di Office 365, espandere la sezione “Groups” e cliccare su “Shared mailboxes”

Cercare e selezionare la shared mailbox su cui vogliamo abilitare questa opzione e nel menù a tendina che comparirà cliccare su “Edit” nella sezione “Sent items”

Inserire la spunta su

“Copy items sent as this mailbox” à per abilitare la copia delle mail inviate tramite Send As

e\o inserire la spunta su

“copy items sent on behalf of this mailbox” à per abilitare la copia delle mail inviate per conto di

E cliccare su “Save”

Attendere il tempo di propagazione della modifica [15 / 30 min]

Se adesso simple user invierà una nuova mail utilizzando come mittente Shared Test

la mail inviata verrà salvata nella cartella “posta inviata” della casella personale dell’utente simple user

e una copia verrà salvata anche nella cartella “posta inviata” della shared mailbox:

Facile vero? 😊

Se vorrete estendere su tutte le shared mailbox presenti sul vostro tenant questa impostazione il nostro consiglio è quello di utilizzare la powershell [cosi fate prima 😉].

Dopo esservi collegati a Exchange online il comando da lanciare sarà il seguente:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘SharedMailbox’)} | set-mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $True -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

Se avete dubbi fateci sapere che per noi è sempre un piacere rispondere e risolvere!

Che la forza sia con voi

Lo Staff Yooda 😊

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